De eerste sporen van het bestaan van stadsarchief vinden we tijdens het Beleg van Oostende (1601- 1604) dat aan de vernieling ontsnapte door de tijdige overbrenging naar Vlissingen en Middelburg in Zeeland.  Naderhand werd dit archief teruggebracht naar Oostende, om tegen het einde van de 18de eeuw, als gevolg van de Franse inval, voor een tweede keer te verhuizen naar Zeeland.  Wanneer het archief terugkwam is niet geweten, maar er bestaat een inventaris die dateert van 24 augustus 1814[1].  De opeenvolgende verhuizingen hadden blijkbaar toch ook hun sporen nagelaten want uit de inventaris blijkt dat het overgrote deel van de documenten dateert uit de 18de eeuw. 

In 1844 werd de laatste hand gelegd aan een klassement van het stadsarchief en een analytische catalogus werd opgesteld.  Dit klassement strekte zich uit tot 1794 en kreeg een aanvulling tot 1815[2].  Bovendien werden van het geheel verscheidene inventarissen opgemaakt[3].  Oostende wenste evenwel niet in te gaan op de vraag van de Minister van Binnenlandse Zaken aan de gemeentebesturen om, indien ze in het bezit waren van archief van enige waarde, hun inventarissen te publiceren voor gebruik door het publiek.  Oostende meende weliswaar dat deze maatregel uiteraard lovenswaardig was, maar vond dat “aucun intérêt assez puissant ne s’attache à ceux que nous avons pour les livrer à la publicité”[4].  Anderzijds werd enkele jaren later wel opgemerkt dat “il est fâcheux que faute d’emplacement convenable, l’on ait été obligé de déposer des documents de cette importance, dans les greniers de l’hôtel de ville”[5].  Men was van plan om van zodra de inkomsten van de stad het toelieten de restauratie en de inrichting van het gebouw van de oude gevangenis, dat zonder bestemming was, in te richten als bewaarplaats voor archief en voor gemeentelijke kantoren.  De stadsfinanciën waren blijkbaar niet zo ruim bemeten want in 1852 merkte men op dat men nog altijd geen plan kon voorleggen m.b.t. de reconstructie van het gebouw van de oude gevangenis[6].  Die plannen werden blijkbaar ook nooit uitgevoerd want er volgde een stille periode waarin jaar na jaar werd geschreven dat men i.v.m. het stadsarchief niets te melden of toe te voegen had.  Soms werd er zelfs helemaal niets vermeld[7]. 

In 1900 verhuisde de Stadsbibliotheek naar een apart gebouw.  Het oud archief (van 1600 - 1815) verhuisde mee, terwijl het modern archief in het Stadhuis bleef.  

Tijdens de Eerste Wereldoorlog (1914-1918) werd dit modern archief naar de kelders van het Stadhuis overgebracht[8].  In 1925 liet Carlo Loontiens, de bibliothecaris die net tot archivaris was benoemd, de archieven van 1815 tot 1832 overbrengen naar de stadsbibliotheek.  Het stadsarchief van 1832 tot 1925 bleef op het Stadhuis op het Wapenplein.  Twee oorkonden en driehonderd proclamaties uit de Spaanse, Oostenrijkse, Franse en Hollandse periode werden naar het Museum in het Fort Napoleon overgebracht.  

Toen op 10 mei 1940 de oorlog uitbrak kwam er in Oostende stilaan een vluchtelingenstroom op gang.  Op 17 mei 1940 besloot een groot aantal gemeenteraadsleden en leden van het College van Burgemeester en Schepenen Oostende te verlaten: van de 25 gemeenteraadsleden verlieten er 18 Oostende, m.n. de Burgemeester, vier schepenen en 13 gemeenteraadsleden.  Als gevolg daarvan werd een voorlopig bestuur samengesteld dat op 26 mei 1940 voor het eerst bijeenkwam.  Ondertussen werd Oostende vanaf 19 mei 1940 zwaar onder vuur genomen. Wellicht vormen deze gebeurtenissen de oorzaak waarom het stadsarchief in de eerste dagen van de oorlog niet meer in veiligheid werd gebracht.  Hoe dan ook werden het Stadhuis en tijdens diezelfde nacht van 27 op 28 mei 1940 ook de Stadsbibliotheek volledig in de as gelegd [9].   

Bij de brand van het Stadhuis, waar het archief van ca. 1830 tot 1940 werd bewaard, gingen volgende documenten verloren [10] :
“...

Deze lijst die uiterst beknopt is en ver van volledig, geeft een klein idee van wat onherstelbaar verloren ging.”
De omvang van het verlies van het oud archief (tot 1830) kunnen we aflezen in de in 1814 opgemaakte inventaris.  

In Oostende doet het verhaal de ronde dat verscheidene stukken door ambtenaren en particulieren uit de brand zouden zijn gered ... en nooit teruggebracht.  Bewijzen zijn er hiervoor niet te vinden en we menen dan ook dat, tot het tegendeel is bewezen, we op dit vlak geen mirakels moeten verwachten m.b.t. de recuperatie van het oude stadsarchief.   

[1]     Deze inventaris is in het Brugse Rijksarchief terug te vinden in de registers van het Brugse Vrije onder nummer 15.797.
[2]     Jaarverslag 1843-1844
[3]     Jaarverslag 1849
[4]     Jaarverslag 1849
[5]     Jaarverslag 1851
[6]     Jaarverslag 1852
[7]     Jaarverslagen 1853 - 1911 ; de jaarverslagen 1912 - 1940 ontbreken, evenals de jaren 1857, 1875-1876, 1878 - 1888, 1893-1894
[8]     F. EDEBAU, Geschiedenis van de stadsbibliotheek van Oostende.  Antwerpen, 1944, blz. 51.
[9]     Jaarverslag Oostende, 1940, blz. 2 - 6 [10]    citaat uit het Jaarverslag Oostende, 1940, blz. 23