Archiefreglement

Een exemplaar van dit reglement ligt ook ter inzage in de leeszaal van het Archief

Hoofdstuk 1 - Inleiding

Art. 1

Dit reglement regelt de toegankelijkheid van het Stadsarchief van Oostende voor derden en de modaliteiten van raadpleging, reproductie en bruikleen van archiefdocumenten, alsook de verplichtingen die hieruit voortvloeien.

Art. 2

Bij de opmaak van dit archiefreglement is rekening gehouden met art. 132 van de Nieuwe Gemeentewet, met de Wet op de Privacy van 08 december 1992, met de Wet van 12 november 1997 m.b.t. de Openbaarheid van Bestuur in de provincies en de gemeenten en met het Gemeentelijk reglement op een behoorlijk, open en openbaar bestuur van de stad Oostende.

Hoofdstuk 2 - Openbaarheid van archieven

Art. 3

Alle documenten zijn in principe openbaar.

Art. 4 

De openbaarheid geldt niet indien de vraag

een bestuursdocument betreft waarvan de openbaarmaking tot misvatting aanleiding kan geven of om reden dat het een document betreft die niet af of onvolledig is;

een advies of een mening betreft die uit vrije wil of vertrouwelijk aan de overheid is meegedeeld;

kennelijk onredelijk is;

kennelijk te vaag is geformuleerd.

Art. 5

Voor documenten die gegevens van persoonlijke aard bevatten of die de persoonlijke levenssfeer kunnen schaden moet de aanvrager een belang doen blijken.  De archivaris is bevoegd voor het aanwijzen van dergelijke dossiers. 

Art. 6

De archivaris kan de raadpleging van bepaalde archieven weigeren wegens hun onvoldoende staat van klassering.

Art. 7

Elke wet die na de goedkeuring van dit archiefreglement van toepassing wordt op de documenten bewaard in het Stadsarchief, treedt onmiddellijk in voege en heft desgevallend alle of een deel van de vorige bepalingen op.  De archivaris zal de archiefgebruiker desgevallend wijzen op de nieuwe bepalingen terzake.

Hoofdstuk 3 - Modaliteiten van raadpleging ter plaatse

Art. 8

Elke aanvrager moet bij zijn eerste bezoek een inzageformulier invullen waarop hij zijn naam, adres, telefoonnummer en het doel van zijn onderzoek kenbaar maakt.  De gegevens verstrekt op dit inzageformulier worden jaarlijks gecontroleerd en desgevallend gecorrigeerd zodra de aanvrager zich opnieuw aanmeldt.

Art. 9

Voor elke aanvraag tot inzage in een archiefdocument moet de aanvrager een speciaal daartoe bestemd aanvraagformulier invullen. 

Art. 10

De aanvrager kan niet eisen dat de aangevraagde documenten onmiddellijk ter beschikking worden gesteld.  Wel kan hij de archiefdocumenten vooraf mondeling, telefonisch of schriftelijk aanvragen, waarna hij bij zijn vooraf aangekondigde bezoek het inzage- en het aanvraagformulier invult en vervolgens de archiefdocumenten ter inzage krijgt.      

  

Art. 11

De archiefstukken mogen enkel worden geraadpleegd in het leeszaal en in het bijzijn van de archivaris of een ander bevoegd persoon die door de archivaris is aangewezen.

Hoofdstuk 4 - Schriftelijke en telefonische aanvragen

Art. 12

De archivaris mag schriftelijke en telefonische inlichtingen verstrekken. 

Art. 13

De eventuele verzendingskosten en de kopiekosten die hieruit voortvloeien worden aangerekend volgens dezelfde modaliteiten hieronder vermeld.

Hoofdstuk 5 - Reproductie van archiefdocumenten

Art. 14

Voor archiefdocumenten die ter inzage zijn, is het nemen van kopieën toegestaan.  De aanvrager moet hiervoor een speciaal formulier invullen.

Art. 15

Indien de archivaris oordeelt dat het nemen van fotokopieën de documenten kan beschadigen, is het nemen van fotokopieën niet toegestaan.

Art. 16

De kopieën worden gemaakt door de archivaris of een ander bevoegd persoon die door de archivaris is aangewezen.

Art. 17

De aanvrager kan niet eisen dat de kopieën onmiddellijk worden afgeleverd.  De kopieën kunnen op een later tijdstip worden afgehaald of worden opgestuurd.  In dat laatste geval worden ook de verzendingskosten aangerekend.

Art. 18

De aanvrager moet het bedrag van de kopieën en de eventuele verzendingskosten vooraf betalen aan de archivaris.

Art. 19

De prijs voor fotokopieën van archief die in het Stadsarchief worden aangevraagd wordt als volgt bepaald:

A4-kopie zwart/wit:	0,10 euro
A3-kopie zwart/wit:	0,25 euro
A4-kopie kleur:	0,60 euro
A3-kopie kleur:	1,25 euro

Art. 20

Archiefdocumenten die ter inzage zijn, mogen worden gefilmd of gefotografeerd na uitdrukkelijke goedkeuring van de archivaris.

Art. 21

Bij het reproduceren van archiefdocumenten is alleen de aanvrager verantwoordelijk voor eventuele inbreuken op het auteurswetgeving.  De aanvrager wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat voor het verkrijgen van een kopie of van een afschrift van een auteursrechtelijk beschermd document toestemming is vereist van de auteur of diens erfgenamen tot 70 jaar na diens overlijden.

Hoofdstuk 6 - Vermeldings-, meldings- en schenkingsplicht

Art. 22

De aanvrager die een publicatie laat verschijnen op basis van één of meer dossiers uit het Stadsarchief moet in zijn publicatie(s) uitdrukkelijk het “Stadsarchief van Oostende” als bron vermelden.

Art. 23

De aanvrager moet de archivaris via het College van Burgemeester en Schepenen schriftelijk op de hoogte brengen van en bij het verschijnen van elke publicatie waarin documenten uit het Stadsarchief als bron zijn gebruikt. 

Art. 24

De aanvrager die een publicatie laat verschijnen gebaseerd op documenten uit het Stadsarchief, en waarvan de archivaris schenking als voorwaarde heeft gesteld voor inzage in het archief, moet binnen één maand na publicatie één exemplaar van zijn publicatie schenken aan het Stadsarchief.      

Art. 25

Deze vermeldings-, meldings- en eventuele schenkingsplicht geldt ook voor publicaties gebaseerd op schriftelijke en telefonische aanvragen. 

Hoofdstuk 7 - Bruikleen van archiefdocumenten

Art. 26

Archiefdocumenten worden niet uitgeleend voor particuliere doeleinden.

Art. 27

Iedereen die archiefmateriaal van het Stadsarchief wenst te gebruiken voor tentoonstellingen, publicaties, enz. moet een gemotiveerde aanvraag richten tot het College van Burgemeester en Schepenen.  Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over de aanvraag en houdt rekening met het advies van de archivaris.

Art. 28

De aanvrager moet zelf instaan voor de goede bewaring en de verzekering van de uitgeleende archiefdocumenten. 

Hoofdstuk 8 - Slot

Art. 29

Bij gebruik van documenten uit het Stadsarchief is alleen de aanvrager verantwoordelijk voor eventule inbreuken op de vigerende wetgeving.

Art. 30

De archivaris kan inzage in archiefdocumenten ontzeggen aan personen die dit reglement overtreden. Art. 31 -   Voor alle gevallen die in dit reglement niet voorzien zijn, is een Collegebesluit vereist waarbij rekening is gehouden met het advies van de archivaris.    

Goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen van Oostendein zijn zitting van 14 december 1998. Tarieven aangepast aan de eurowetgeving op 14 augustus 2001, conform omzendbrief 2001/96 van 7 augustus 2001.

Reglementering inzake reproductie van iconografische documenten:

Iconografische documenten worden niet gefotokopieerd. Wel kunnen van bepaalde afbeeldingen digitale reproducties worden afgeleverd volgens geldende tarieven.

Wat mag gereproduceerd worden?

• Alle foto's, prentbriefkaarten, prenten en tekeningen, kaarten en plannen, drukwerk, brochures, affiches etc. waarop geen copyright rust.

Wat mag niet gereproduceerd worden?

• Afbeeldingen waarop copyright berust
• Bibliotheekmateriaal 
• Documenten die door het kopiëren beschadigd kunnen worden
• Afbeeldingen die als zodanig in eigen publicaties werden opgenomen (OHP)

Hoe wordt gereproduceerd?

• Alle ingescande documenten zullen de kenmerken 200 dpi en Tiff als norm hebben
• Aan de grootte van de originele afbeelding wordt niets gewijzigd
• Er wordt slechts één afbeelding per A4-blad toegelaten, ongeacht de oorspronkelijke grootte

Hoe kan de reproductie afgeleverd worden?

digitaal 

Termijn van aflevering

De reproducties zijn ter beschikking uiterlijk twee werkdagen na ontvangst van betaling. Indien het om omvangrijke bestellingen gaat kan hiervan worden afgeweken en kan de termijn m.a.w. worden verlengd.